Dossier feestconcepten

Recepten voor geslaagde feestelijkheden

Editie: 
Ambassadeurs november 2014
Datum van inzending: 
april 2015
Auteur: 
Freddy Michiels

Vlamingen zijn Bourgondiërs, feestvierders. In geen enkel land ter wereld wordt door zoveel mensen op zo’n kleine oppervlakte zoveel gefeest, gastronomisch gegeten, en kwaliteitsvol gedronken dan in Vlaanderen. Van kermissen, braderijen, mosselfeesten tot mega-organisaties in de wei of in feestzalen. Van Werchter tot Tomorrowland, van frituur nummer 1 tot het Hof van Cleve, van het Fakkeltheater tot het Sportpaleis. Een bijeenkomst in ons land wordt pas als geslaagd beschouwd als de culinaire onderdelen tot in de puntjes verzorgd zijn.

De Belg besteedt bijna 40 procent van zijn besteedbare budget
aan ontspanning, voeding, drank en horeca. Meer bepaald:

• 15,6 % aan voeding
• 5,9% aan drank en tabak
• 7,5% aan horeca
• 10,3% aan cultuur en vrije tijd

De kans is groot dat we hiermee wereldrecordhouder zijn.
Feesten mogen een verrassing zijn. In Nederland is er een bedrijf dat zich in feestconcepten heeft gespecialiseerd en dat het bedrijf de naam “Ministerie van Verrassingen” heeft gegeven. Het klopt natuurlijk wel dat (aangename) verrassingen de reputatie van een feest en de stemming tijdens het feest een geweldige opkikker kunnen geven.

Vraag het aan experten

Met de komende feestperiode in het vooruitzicht en gewapend met onze nieuwsgierigheid om precies te vernemen waar het in ons land met de feestelijkheden naartoe gaat, nodigden we enkele experts uit op dit vlak. Van hen wilden we vernemen welke de huidige trends zijn op ontspanningsgebied en wat ons eventueel te wachten staat in de nabije toekomst.

  1. Welk soort van feestelijkheden hebben vandaag het meeste succes?

    Feesten zijn altijd belangrijk geweest voor teambuilding op zakelijk of zelfs privé vlak. Feesten zijn ook vaak onderhevig aan modeverschijnselen. Danspartijen als vorige eeuw zijn niet meer dezelfde als vandaag. Welke feestelijkheden kennen vandaag het grootste succes?

  2. Wij merken dat er terug meer personeelsfeesten worden georganiseerd. Dat is een tijdje minder geweest. Door afvloeiingen in bedrijven e.d. was er geen reden meer om personeelsfeesten of bepaalde events in te richten. Nu zijn daar terug redenen en budget voor. Vijftig procent van onze organisaties zijn privéfeesten: huwelijksfeesten, jubilea,… De rest wordt ingevuld door seminaries, presentaties, congresdiners, …

    Ann FidlersGrand Café Horta en Paleis op de Meir

  3. Binnen de privéfeesten is 90% een huwelijksfeest. Die concentreren zich vooral tussen april en oktober en dan vooral op zaterdag. De rest wordt ingevuld door professionele organisaties, vooral in de week, en dat zijn hoofdzakelijk personeelsfeesten.

    Tom van Groeningen Club en horeca-expert Shrimp Tempura

  4. Vanaf dit jaar hebben wij buiten onze Stretchtent ook met een andere type tent gewerkt, de Silhouette tent die afsluitbaar is, en die zeer goed aansluit bij huwelijksfeesten. Wij noteerden daar dan ook een enorme groei in.

    Yves Marynenverhuurder van tenten en accessoires als Organic Concept

  5. In het voorjaar was er een zware dip in de personeelsfeesten en bedrijfsevenementen, vooral in maart en in april, maar het najaar boomde dan ineens, voornamelijk inderdaad in personeelsfeesten, waarbij het me opviel dat het over grote aantallen gaat, voor 400, 500, 600,… personen, terwijl de laatste twee jaar meer kleinere feesten georganiseerd werden.

    Sophie Naze Eventconsultant KonseptS

  6. Het is qua bedrijfsevents inderdaad minder geweest, maar nu worden terug echt grote feesten georganiseerd, regelmatig met een familiedag erbij.

    Johnny Crijns Feestlocatie San Marco Village

  7. Het doet me plezier te vernemen dat bedrijfsevents terug aan belang winnen. Waar hechten de klanten belang aan? 

  8. Men is wat bescheidener geworden op vlak van omkadering en de invulling van het eigenlijke event.

    Tom van Groeningen Club en horeca-expert Shrimp Tempura

  9. Dat klopt, de live band maakt plaats voor een DJ, maar de Belg blijft een Bourgondiër. Eten blijft belangrijk. Voor onze inschrijffeesten mag er een thema zijn, maar we mogen daar niet in overdrijven. De deelnemers vragen vooral een lekker bord eten.

    Johnny Crijns Feestlocatie San Marco Village

  10. De kwaliteit en de presentatie van het eten maken dus het verschil, durf ik veronderstellen?

  11. De klanten vragen vooral veel keuze, een ruim aanbod.

    Sophie Naze Eventconsultant KonseptS

  12. Soms vergeten klanten dat daar een budget tegenover staat. Ze vragen een ruime keuze. Van een kwalitatief hoog niveau, liefst ook origineel gebracht ,… We hebben nog altijd die personeelskost. Of een kelner een kreeft rond draagt, of een bitterbal, hij blijft even duur. Daarin schakelen is niet altijd even makkelijk, inboeten aan kwaliteit doen we niet dus we trachten toch naar ieders budget een creatief voorstel uit te werken.

    Koen Meeusen cateringbedrijf Amalthea

  13. Wat zijn de ingrediënten voor een geslaagd feest?

    Iedereen is ervan overtuigd dat kwaliteitsvol eten en drinken de basis vormen voor een geslaagd feest. Maar er is ongetwijfeld meer. Wat zijn, naast goed eten, de voornaamste ingrediënten voor een geslaagd feest?

  14. Er is een trend bezig waarbij mensen echt wel willen investeren in een éénmalige ervaring. Ze willen iets unieks beleven om te koesteren voor de rest van hun leven.

    Dominic De Gruyter audiovisueel verhuurbedrijf PFL

  15. De mensen zijn inderdaad bereid te betalen voor een beleving: het eten, het meubilair, de decoratie, de locatie,… alles moet kloppen. Beleving is het trendwoord van de laatste jaren.

    Steven De Cock J&M Catering

  16. Vertrouwen is ook belangrijk. Klanten moeten vertrouwen in je hebben.

    Tom van Groeningen Club en horeca-expert Shrimp Tempura

  17. Ook het verrassingsaspect is een belangrijk element voor een geslaagd feest. Mensen zijn veel gewoon. Aan de evenementenkantoren de taak om te blijven verrassen, om met iets unieks te komen.

    Steven De Cock J&M Catering

  18. Vooral de professionele sector hecht hier belang aan, de privésector iets minder.

    Tom van Groeningen Club en horeca-expert Shrimp Tempura

  19. Ook aan service hechten mensen veel belang.

    Johnny Crijns Feestlocatie San Marco Village

  20. De klassieke setting met drie uur aan tafel zitten, een podium en een dansvloer wordt niet meer gevraagd.

    Sophie Naze Eventconsultant KonseptS

  21. Dat is logisch. De klant is pas tevreden als het volledige plaatje klopt. Als de muziek in orde is, de vestiaire, parking,… Sommige klanten vragen niet naar een evenementenbureau. Ze zeggen dat ze het zelf kunnen.

    Johnny Crijns Feestlocatie San Marco Village

  22. Ze willen vaak ook maar met één partij samenwerken. Naar de klant toe kan je het enige aanspreekpunt zijn en op de achtergrond met verschillende partijen samenwerken.

    Yves Marynenverhuurder van tenten en accessoires als Organic Concept

  23. Een klant wil vooral ontzorgd worden. Wie een personeelsfeest binnen het bedrijf dient te organiseren, heeft meestal al een fulltime job en is blij dat alles van a tot z wordt geregeld, niet alleen het eten en de techniek, maar ook de locatie, het thema, de parking, de vestiaire,…

    Dominic De Gruyter audiovisueel verhuurbedrijf PFL

  24. De klant staat er vaak niet meer bij stil wat er allemaal bij komt kijken. Tot plots iets niet aanwezig is. Dan wordt de cateraar aangesproken om dat nog snel in orde te brengen: jassen mee aanpakken, mee parkingboy spelen en dan wordt het complex.

    Sophie Naze Eventconsultant KonseptS

  25. Daar moet je mee rekening houden in je prijssetting. Hoe komt het dat je op papier een klein beetje duurder bent? Omdat je op voorhand weet dat zulke dingen erbij komen.

    Koen Meeusen cateringbedrijf Amalthea

  26. Als de klant stelt dat we de drank mogen leveren, maar dat hij voor de bediening zorgt, dan doe ik niet meer mee, want als het dan fout loopt, hebben de mannen van San Marco het gedaan…

    Johnny Crijns Feestlocatie San Marco Village

  27. Worden de beslissingen voor feesten  en evenementen tijdig genomen?

     

  28. Er wordt veel last minute beslist.

    Yves Marynenverhuurder van tenten en accessoires als Organic Concept

  29. Om iets goed voor te bereiden is er tijd nodig.

    Johnny Crijns Feestlocatie San Marco Village

  30. Het is geen uitzondering dat er vandaag een aanvraag binnenkomt om binnen twee weken een evenement voor 200 mensen te organiseren.

    Steven De Cock J&M Catering

  31. Ik kreeg een aanvraag voor een kerstfeest, slechts een week voor kerst… De beller was verbaasd dat het niet meer kon georganiseerd worden.

    Peter GrunewaldThe Bartenders Company

  32. De klanten verwachten dat ook.

    Yves Marynenverhuurder van tenten en accessoires als Organic Concept

  33. Ik kreeg een boeking binnen voor een huwelijksfeest voor juni 2016 en ze vroegen wanneer ze konden komen proeven.

    Johnny Crijns Feestlocatie San Marco Village

  34. Wat zijn de grootste misverstanden waarmee de horeca af te rekenen heeft?

    Onbekend is onbemind. Wie doeltreffend gebruik wil maken van de diensten die feestzalen, cateringbedrijven of andere feest-
    organisatoren aan te bieden hebben, moet in de eerste plaats weten hoe de sector in elkaar zit. Wat zijn de grootste misverstanden bij uw klanten?

  35. Dat ze denken dat ze voor 50 euro per persoon een all-in feest hebben. De budgetverwachtingen zijn niet realistisch.

    Sophie Naze Eventconsultant KonseptS

  36. Goedkoop is niet altijd beste koop. Als je een goed feest hebt, met lekker eten, maar je verstaat bijvoorbeeld de verantwoordelijke niet door de micro omdat de klant het geluid zelf wilde regelen,… dan werd er verkeerd bespaard.

    Dominic De Gruyter audiovisueel verhuurbedrijf PFL

  37. Zeker bij buitenfeesten schrikt de klant vaak wat er allemaal bij komt kijken: tent, stroomvoorziening,… Een realistisch budget is dan belangrijk.

    Yves Marynenverhuurder van tenten en accessoires als Organic Concept

  38. Wat gebeurt het meest? Dat klanten prijs vragen voor het idee dat ze hebben, voor het soort feest dat ze willen organiseren of delen ze op voorhand mee hoeveel hun budget is? 

     

  39. Ze spreken meestal niet over hun budget. Ze vragen eerst een prijs en dan pas gaan ze over hun maximaal budget spreken en wordt er onderhandeld.

    Yves Marynenverhuurder van tenten en accessoires als Organic Concept

  40. Klanten zouden iets meer hun budget moeten durven uiten. Je werkt veel scherper naar een budget dan dat je een budget probeert in te vullen. Krijg je 50 euro, dan offreer je misschien iets van 52 of 53 euro. Als ik een budget van 100 euro krijg en ik kan het doen voor 95 zal ik geen 100 euro vragen.

    Koen Meeusen cateringbedrijf Amalthea

  41. Als je een volledige basisofferte voorstelt, met opties, zijn mensen snel geneigd om ook voor enkele opties extra te kiezen.

    Dominic De Gruyter audiovisueel verhuurbedrijf PFL

  42. Met opties werken bovenop een basisofferte is een goed systeem. Alles is dan duidelijk omschreven.

    Peter GrunewaldThe Bartenders Company

  43. Worden feestzalen afzonderlijk aangerekend bij feesten?

  44. In klassiekere locaties krijg je een banketmap en kan je kiezen uit types recepties, en daar zit meestal de zaal mee in. Bij ons is dat niet. Je betaalt altijd apart voor de zaal. Wij profileren ons als een evenementenlocatie en niet als een klassiek feestzaal.

    Tom van Groeningen Club en horeca-expert Shrimp Tempura

  45. Boven een bepaald cateringbudget, laten wij de zaalhuur vallen. Voor Horta is dat 7.000 euro voor het Paleis 4.000 euro. Dat is berekend op de capaciteit van de zaal. Als je in het Paleis met 100 mensen feest, ben je al snel aan 4.000 euro. Het niet aanrekenen van zaalhuur, dat is een geste. De mensen vinden dat fijn.

    Ann FidlersGrand Café Horta en Paleis op de Meir

  46. Wij hadden eerst wat schrik voor het extra aanrekenen voor de zaal, maar dat valt mee. De mensen maken er meestal geen punt van.

    Tom van Groeningen Club en horeca-expert Shrimp Tempura

  47. Wij hebben in principe geen zaalhuur voor feesten. Voor meetings wel.

    Johnny Crijns Feestlocatie San Marco Village

  48. Als de zaal gratis is en de klant moet 80 euro betalen voor de catering, denkt hij dat hij minder krijgt dan wanneer hij 70 euro betaalt en de zaal apart afgerekend wordt, terwijl dit op hetzelfde neerkomt.

    Ronny VandenbergFeestcomplex De Vesten

  49. Dat werkt vooral naar particulieren, op bedrijven maakt dat minder indruk.

    Philip De Prest BadBoot, fietsverhuur en passagierschip Festina Lente

  50. Wij maakten altijd heel gedetailleerde offertes en dat is eigenlijk verkeerd. Mensen gaan over de lijst en zeggen dan dat ze zelf de beamer meebrengen om 40 euro uit te sparen. En dan blijkt die beamer niet te voldoen. Nu maken wij in eerste instantie meestal globale offertes en geven we pas in een latere fase de details.

    Dominic De Gruyter audiovisueel verhuurbedrijf PFL

  51. Zulke ‘misverstanden’ kwamen bij ons ook voor. Daarom dat wij terug globale offertes maken. ‘Zoveel drinken ze bij ons niet’, klonk het dan.

    Ronny VandenbergFeestcomplex De Vesten

  52. Elke offerte heeft kleine letters die op andere dingen betrekking hebben. Dat is voor ons eventorganisators opletten geblazen.

    Sophie Naze Eventconsultant KonseptS

  53. Maar jij bent dat gewend. Hoeveel klanten worden er niet bedot?

    Johnny Crijns Feestlocatie San Marco Village

  54. Een eventorganisator is dan ook een meerwaarde, ook voor particulieren.

    Sophie Naze Eventconsultant KonseptS

  55. Het thema is nu de rode draad in een feest

    Vroeger was het belangrijk om je feest extra aantrekkelijk te maken met een gevierd en/of gegeerd artiest of een bekende presentator. Vroeger stond vaak in de publicitaire aankondiging van een feest “Bekend van televisie” en het volstond om volk te lokken. Vandaag zijn de klanten dit gewend en moet het wel wat meer zijn, heb ik de indruk.

  56. Dat is niet meer te betalen.

    Sophie Naze Eventconsultant KonseptS

  57. Het thema is de rode draad tegenwoordig en belangrijker dan de naam van een artiest. In Nederland wordt dat meer gedaan, grote namen op evenementen.

    Johnny Crijns Feestlocatie San Marco Village

  58. Hoe beleven de panelleden de kerst- en eindejaarsfeesten? Horecazaken sluiten tegenwoordig zelfs om hun personeel vrij te kunnen geven en geen risico op onderbezetting te lopen. 

  59. Vroeger organiseerden wij met oudejaarsavond een chic diner en een live band aan 180 euro per persoon, maar daar geraakten we niet aan uit. We hebben nu de prijs verlaagd en zetten buffetten. We zorgen voor een losse sfeer, een goede DJ. Nu reeds hebben 300 mensen geboekt. Tegen 15 november is oudjaar meestal volgeboekt met 1200 man. Je geeft de mensen waar voor hun geld.

    Johnny Crijns Feestlocatie San Marco Village

  60. Als je bedot wordt als consument, ben je geneigd het heft zelf in handen te nemen en zelf te koken of een cateraar aan huis te nemen. Dat is een trend.

    Yves Marynenverhuurder van tenten en accessoires als Organic Concept

  61. Men vergeet dat je dan drie dagen in de weer bent.

    Peter GrunewaldThe Bartenders Company

  62. Wij baten kasteel Diepensteyn in Steenhuffel uit en organiseren daar kerstbrunches. Dat werkt goed. Kerstavond wordt vandaag veel meer thuis georganiseerd, om budgettaire redenen, maar ook omwille van de wodca controles.

    Steven De Cock J&M Catering

  63. Er zijn slechts enkele zaken die wij dicht doen of à la carte openhouden. We boksen dan geen speciale menu’s in elkaar. De klanten appreciëren het juist dat ze à la carte kunnen eten. We vragen wel 20 euro supplement voor de extra decoratie, de DJ,… Dat werkt goed.

    Tom van Groeningen Club en horeca-expert Shrimp Tempura

  64. Wij organiseren al meer dan tien jaar kerstbrunches en een vaste formule op oudejaarsavond met een live band. We scheuren ons broek niet, maar we zien dat meer als reclame voor onze locatie. Onze vaste klanten boeken al voor het jaar erop. Vroeger hadden wij ook een live band tijdens de kerstbrunch, maar mensen luisteren daar niet naar. Ze babbelen liever. Daarom hebben we deze extra kost geannuleerd.

    Ann FidlersGrand Café Horta en Paleis op de Meir

  65. Voor oudejaarsavond mag het voor de mensen iets kosten. Maar voor een kerstbrunch willen ze niet meer betalen dan voor een gewone brunch. De mensen begrijpen niet dat het personeel op een feestdag dubbel zoveel kost.

    Johnny Crijns Feestlocatie San Marco Village

  66. Met het oog op het vermijden van wodca controles?

  67. Er wordt over het algemeen minder gedronken, zowel thuis als op locatie. Een pousse-café wordt nog zelden genomen. Als je thuis feest, moeten je gasten zich evengoed nog verplaatsen. Mensen vieren thuis om wat te besparen. Ze kiezen zelf een wijn die ze graag hebben, zien naar het vuurwerk, pikken een concert mee via iTunes en de kinderen kunnen de avond mee beleven.

    Koen Meeusen cateringbedrijf Amalthea

  68. Ook meer en meer vriendengroepen zoeken een zaaltje en organiseren samen zelf iets.

    Sophie Naze Eventconsultant KonseptS

  69. Is het gebruikelijk dat er met voorschotten gewerkt wordt?

     

  70. Dat moet je doen, zowel bij particulieren als bij professionelen. Particulieren zijn heel blij dat ze een voorschot mogen geven. Dan zijn ze zeker dat de zaal vastligt. Maar ook professionelen vinden dat niet meer dan normaal.

    Tom van Groeningen Club en horeca-expert Shrimp Tempura

  71. De trend is inderdaad om alles op voorhand te ontvangen bij particulieren, behalve de kosten van de avond zelf.

    Philip De Prest BadBoot, fietsverhuur en passagierschip Festina Lente

  72. Voor grote feesten moeten veel inkopen gedaan worden. Wij betalen onze leveranciers en personeel zeer snel, dus eigenlijk financieren wij het hele feest op voorhand. Vandaar vragen wij een voorschot en het saldo binnen 7 werkdagen te betalen.

    Ann FidlersGrand Café Horta en Paleis op de Meir

  73. Ik factureer steeds het aantal personen dat 48 uur op voorhand is doorgegeven.

    Johnny Crijns Feestlocatie San Marco Village

  74. Aan welke trends mogen we ons verwachten?

    Elk jaar zijn er gewoonten en gebruiken die nadrukkelijk door vele mensen gevolgd worden. Vaak zijn het slechts modeverschijnselen. Soms gaat het verder. Zijn er vandaag trends waar te nemen voor de nabije toekomst of zijn er bijzondere innovaties op komst? Ik denk bijvoorbeeld aan virtuele communicatie.

  75. Op bedrijfsevenementen wordt veel aan webcasting en streaming gedaan. Onlangs hebben we remote laten inbellen op een trouwfeest vanuit de VS. Zulke dingen worden hoe langer hoe meer gedaan.

    Dominic De Gruyter audiovisueel verhuurbedrijf PFL

  76. Ik merk dat er de laatste jaren veel laatavond gasten zijn, vooral op particuliere feesten en huwelijksfeesten. In de latere avond arriveren extra gasten om te dansen of voor het dessert.

    Johan Ariën Feestzalen Torenhof

  77. Er worden veel minder recepties tussen 15 en 17 uur georganiseerd. Daar heb je eigenlijk niet veel aan. Het is leuker om mee op het avondfeest te komen vieren.

    Johnny Crijns Feestlocatie San Marco Village

  78. In sommige locaties worden geen feesten onder een bepaald aantal personen aangenomen. Er moet een minimum zijn.

    Tom van Groeningen Club en horeca-expert Shrimp Tempura

  79. Wij hebben maar één locatie in eigen beheer, waar wij onze klanten verplichten om op zaterdag exclusiviteit te nemen en heel het kasteel af te huren.

    Steven De Cock J&M Catering

  80. Voor organisatoren van events is het niet evident om zalen met vaste catering te vinden.

    Sophie Naze Eventconsultant KonseptS

  81. Een ideaal scenario bestaat niet. We hebben voor de nieuwe eventlocatie De Shop die we in Antwerpen openen lang nagedacht, vrij van catering en de huurprijs wat hoger zetten of de huurprijs wat lager houden en met preferred cateringpartners werken op commissie. We hebben uiteindelijk voor het laatste gekozen.

    Tom van Groeningen Club en horeca-expert Shrimp Tempura

  82. Een andere trend is dat mensen zich bewust zijn van de alcoholcontroles, waardoor alcoholvrije drankjes en cocktails aan belang winnen. Nog een andere trend is dat communie- en lentefeesten steeds grootser worden en tegenwoordig haast veredelde trouwfeesten zijn.

    Peter GrunewaldThe Bartenders Company

  83. Feesten zijn altijd belangrijk geweest voor teambuilding op zakelijk of zelfs privé vlak. Kunnen we onze lezers nog tips aanreiken om hun kansen op een geslaagd feest te doen lukken? 

  84. Ga op zoek naar wie achter het bedrijf zit. Een mooie flyer maken, is gemakkelijk, maar de service achteraf is ook belangrijk. Zoek wie er achter het bedrijf zit en welke referenties het heeft.

    Peter GrunewaldThe Bartenders Company

  85. Het heeft ook geen zin om tien bedrijven aan te schrijven. Er wordt zoveel geshopt, maar dat is vermoeiend voor iedereen én demotiverend.

    Sophie Naze Eventconsultant KonseptS

  86. De opmerking van Peter Grunewald geldt evengoed omgekeerd. Wie is de klant, de doelgroep? Goed luisteren is belangrijk. Managers vormen een andere doelgroep dan arbeiders en hebben zodoende andere wensen en cateringvereisten.

    Ann FidlersGrand Café Horta en Paleis op de Meir